Estamos en una época en la que hay aplicaciones móviles y web para todas las necesidades y caprichos, desde identificar el nombre de una canción hasta mapas para localizar cuerpos celestes y constelaciones en el cielo. Dentro de todo ese rango, están las que hacen la vida más fácil, y este es el caso de Alegra.com, un software contable perfecto para facilitar las labores de administración de trabajadores independientes (empresas unipersonales), y empresas micro, pequeñas y medianas.

Este es un programa que cumple con todas las normas contables, pero no es un programa de contabilidad tradicional. Lo que sí hace es apoyar a la contabilidad con funciones como el Reporte Contador, que entrega mensualmente toda la información organizada de la empresa al contador, lo que ayuda a ganar tiempo y orden en estos procesos. Por esto es necesario tener un contador si así lo requiere la ley.

Este software se configura para agregar a todos los procesos los impuestos exigidos por la legislación de cada país, y que documentos como facturas, cotizaciones y pagos se hagan de manera debida.

El administrador principal podrá configurar distintos usuarios, cada uno con las restricciones que determine de acuerdo a su perfil, además recibirá notificaciones de los movimientos que se hagan en el programa. En la pantalla de inicio, el administrador puede ver el historial de movimientos y acciones hechas por los otros usuarios.

Alegra es un sistema de gestión que facilita los procesos administrativos de las empresas. Ayuda a agilizar actividades como elaboración de facturas, registro de gastos, realización de inventario, guardar bancos y varias funciones más.  Además, permite tener el estado del negocio en tiempo real.

Utilidades

Ya hemos mencionado que Alegra.com ayuda a agilizar procesos contables y le facilita el trabajo a los contadores o a la oficina de contabilidad, pero esto se refleja en acciones precisas que además ayudan a que el trabajo del gerente sea más sencillo y sus decisiones puedan tomarse de manera informada.

Facturación: Alegra puede crear facturas o cuentas de cobro con varios diseños que el usuario determina. Envía estos documentos por correo o los imprime con todos los requisitos legales necesarios. Sirve para el régimen común o simplificado. Las facturas también pueden ser exportadas a Excel. Para esto debe configurar la información de facturación: como la numeración de factura y demás datos generales.

Imagen 1

Este software, además de crear facturas, tiene la opción de que se generen automáticamente según la frecuencia con que el usuario configure. También crea varias plantillas de factura, para que seleccione la que más se ajuste a la necesidad, crea cotizaciones para luego convertirlas en facturas, lleva un registro ordenado de pagos recibidos, y el saldo de cada cliente de la empresa. Envía recordatorios y notificaciones a los clientes sobre el estado de sus facturas y pagos.

Imagen 2

Crear una factura de venta es sencillo. Tan solo con dar clic en “nueva factura”, y diligenciar los espacios requeridos como cliente, fecha, observaciones, fecha de vencimiento, productos, lo que normalmente se llenaría en un talonario físico. Al final se puede imprimir, descargar, enviar por correo, editar, o volverla una factura recurrente, para lo que tendrá que determinar las fechas de repetición.

Gastos: esta función permite que el gerente, o dueño de la empresa, pueda ver y tener control del dinero que sale. Tiene varias utilidades, como el registro de gastos y pagos en el instante en que se hacen, mantener en orden las facturas pendientes por pagar, y llevar de manera organizada el saldo de las cuentas con los distintos proveedores.

Cuando se hacen pagos cada mes, Alegra genera un pago automático. Además, junto con los comprobantes de egreso, se pueden adjuntar otros archivos, como facturas y cotizaciones.

Imagen 3

Puede configurar los términos de pago, como la forma (de contado, a crédito, cantidad, vencimiento, entre otros)

Imagen 4

Desde esta herramienta se pueden gestionar salidas de dinero o pagos. Para hacer esto el procedimiento es muy sencillo, basta con ingresar a “Nuevo Pago”, y diligenciar las casillas requeridas, como el beneficiario (o destinatario del pago), la cuenta de la que saldrá el dinero, el medio, y la fecha de pago. El pago puede asociarse a una factura existente en el software, que traerá todas las facturas que están asociadas al beneficiario del pago, y el usuario determina cuál es la que necesita asociar.

Contactos: tener todos los contactos organizados en una sola agenda y que pueda clasificarlos de acuerdo a su naturaleza es una de las funciones más prácticas de este programa. Mantiene la información de los clientes y proveedores organizada.

De sus clientes puede tener no solo sus datos, sino sus registros, históricos de sus facturas, saldos, y cada uno de sus movimientos. También puede tener un registro unificado de los proveedores. A cada uno de sus contactos puede adjuntar otros archivos, como tarjetas, cotizaciones, facturas, etc.

Imagen 5

Para poder tener todos los contactos en el sistema, debe importarlos desde un archivo de Excel.

Inventario: para toda empresa es importante saber lo que hay. Para esto Alegra tiene varias funciones que ayudan a conocer el estado actualizado del inventario, además poder tener control sobre él de acuerdo a los informes de compras y ventas, y tener varias listas de precios para los productos inventariados. Para esto es necesario anexar el inventario desde un archivo de Excel. Luego podrá anexar más productos. Si lo que la empresa presta es un servicio, también se pueden incluir como “no inventariables”.

Imagen 6

Luego de haber subido el documento en Excel, desde “Valor de inventario” podrá ver la cantidad de ítem y su costo promedio.

Bancos: organizar las cuentas de bancos permitirá que las operaciones de la empresa mejoren y se agilicen. Para este caso, Alegra facilita varias herramientas que hacen que la administración de cuentas bancarias y todos sus productos (tarjetas, chequeras, etc) sean más organizados a medida que realizas operaciones de ingresos y gastos. Desde el software puede verificar todas las transacciones y movimientos bancarios, además de organizarlos en categorías o fechas.

Con esta aplicación podrá hacer pagos, retirar, transferir o agregar dinero a las cuentas ingresadas en el sistema.

Imagen 7

Para generar una nueva cuenta debe determinar el tipo de cuenta (Banco, Tarjeta de Crédito, o Efectivo), el nombre, y el número de cuenta. Si la cuenta es del tipo “banco” o “efectivo”, es recomendable ingresar el saldo del extracto a la fecha de la cuenta, si la cuenta es del tipo “tarjeta de crédito”, debe ingresar el saldo de la deuda inicial.

Reportes: el software permite que tome decisiones informadas, esto a través de reportes inteligentes que contienen información sobre clientes, los productos más vendidos y flujo de efectivo, además incluye un balance general, impuestos y retenciones, rotación de cartera, lo que debe, y lo que le deben a la empresa.

Estos reportes se generan mensualmente, lo que facilita conocer mejor la empresa, su rendimiento, sus avances y amenazas. Además, este informe puede ser exportado a Excel y a otros programas contables para que el contador tenga mejor conocimiento de lo que sucede.

Trabajando sin restricciones

Alegra trabaja completamente en la nube, por lo que puede utilizarse desde cualquier computador, sin restricciones ni características específicas, desde cualquier lugar del mundo, siempre que haya conexión a internet. Esto hace que no haya que preocuparse por instalaciones, servidores, actualizaciones (siempre que ingrese estará accediendo a la versión más nueva) o por copias de seguridad.

Otra ventaja de trabajar en la nube, es que toda la información está protegida, guardada, y disponible siempre y para varias personas (usuarios) al mismo tiempo.

Uno de los principales de beneficios de que este software trabaje en la nube, es la seguridad. Contrario a lo que se piensa, la información almacenada en internet está más segura que en un disco duro físico, blindada de virus, robos o daños.

Toda la información que es ingresada por los usuarios, es solo visible por ellos mismos, además, queda almacenada en Amazon Web Services, que es la misma compañía encargada de almacenar y cuidar la información de grandes empresas como Nasa, Avianca, Netflix, Pinterest, Spotify, Foursquare, Unilever, Lamborghini.

Es una herramienta sencilla y no se necesita conocimiento previo para usarla, dentro de ella se encuentran explicaciones sencillas, pero además el soporte técnico puede ser de gran ayuda ante cualquier inquietud.

Actualmente, además de trabajar en la nube, Alegra cuenta con una aplicación para Android, y próximamente para dispositivos con iOS.