Los costes que un empleado genera al realizar sus tareas profesionales en un lugar distinto de su puesto de trabajo habitual son conocidos como gastos de viaje o de empresa. En cualquier compañía en la que sean necesarios los desplazamientos para desarrollar alguna de sus actividades se deberán gestionar correctamente el tratamiento fiscal de los gastos.

Los pagos de kilometraje son muy comunes en las empresas que cuentan con empleados en movilidad (comerciales, personal técnico, directivos…) y en función de su frecuencia y número de trabajadores desplazados y destino, puede a llegar a suponer un gasto considerable para la compañía. Y es que hay que tener en cuenta que la empresa debe cubrir cualquier tipo de desgaste y consumo que el vehículo haya tenido relacionado con el trabajo.

La ley entiende que estas remuneraciones compensan unos gastos que el trabajador realiza por motivos laborales, y que, por tanto, no deben tributar. Estas retribuciones que la empresa proporciona al empleado son de carácter compensatorio y quedan excluidas de la valía del salario.

Estos gastos no se someterán a la tributación del IRPF si se cumplen unas condiciones, y la empresa tampoco deberá practicar ninguna retención sobre ellos. Para poderse acoger a este régimen, debe existir la factura en caso de haber usado transporte público. Si se trata de transporte privado, es decir que el trabajador en movilidad ha empleado su coche o vehículo particular, se exceptúa de gravamen hasta la cantidad de 0,19 € por kilómetro recorrido. Por encima de este importe, cotiza la diferencia solamente. Y para los gastos de peaje y aparcamiento hará falta el comprobante.

Los conceptos que se incluyen en el kilometraje son, en primer lugar, el combustible. Evidentemente supone una partida importante dentro de los gastos de locomoción. Un segundo campo es el que engloba varios elementos relacionados con el desgaste ocasionado del vehículo y las averías, y por otra parte, está todo lo relacionado con los impuestos: matriculación, circulación, etc. Y otro concepto que también cubre son los seguros. Siempre hablando de la parte proporcional, por ejemplo, la empresa no cubre el seguro de todo el año, sino la parte proporcional según el uso que hace el trabajador por motivos profesionales.

Aquí también hemos de remarcar la diferencia entre los gastos de kilometraje y los “pluses de transporte”. Los primeros cubren gastos que se generan en el desempeño de las funciones laborales del trabajador, y los segundos compensan los gastos generados por la distancia que el empleado recorre desde su domicilio hasta el lugar de trabajo y viceversa. La cuantía de estas remuneraciones no está regulada por ley y se suele negociar como parte del Convenio Colectivo de la empresa.

Gastos de viajes: ¿Cómo cotiza el kilometraje?

Si te interesa aprender cómo gestionar de forma eficiente los gastos de viaje que se generan en tu empresa, te recomendamos la lectura de la guía que ha publicado Captio, titulada “Guía definitiva sobre la gestión de los gastos de viaje”, en ella se dan las indicaciones necesarias para que la gestión de los viajes deje de ser un dolor de cabeza y se convierta en una tarea cómoda y sencilla para todos los implicados.