5 claves para gestionar los gastos de viaje en tu empresa

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Los desplazamientos por trabajo suponen un gasto importante para la empresa. Dichos gastos de viaje pueden ser previsibles o bien, cuando se producen sobre la marcha, imprevistos. En el siguiente artículo te mostramos las claves para gestionar los gastos de viaje no planificados y ahorrar costes.

Los gastos de viaje de los trabajadores viajeros de una empresa pueden ser, principalmente de dos tipos: dietas de manutención (comidas) y transporte ya sea público o vehículo particular (kilometraje). La mayoría de estos gastos se pueden prever de antemano si se hace un análisis previo, pero de todas formas, los viajes de negocios suelen ser muy impredecibles y susceptibles a cambios.

Una correcta planificación en el ámbito de los viajes de negocios será sinónimo de ahorro de costes y tiempo e incluso de optimización de los gastos predecibles. Por ello, te recomendamos estas claves para gestionarlos correctamente:

Analiza previamente la situación

Antes de organizar un viaje de trabajo, ya sea por uno o por más de un empleado, es esencial realizar un análisis previo de situación y hacer una cierta previsión de los gastos de viaje que esperamos.Deberemos tener claro diversos factores: lugar de destino, duración del viaje, si la persona viaja acompañada o no, las funciones que deberá realizar en dicho lugar, si estas actividades se tienen que ejecutar en el lugar de trabajo o pueden llevarse a cabo, en su totalidad o en parte en el lugar de alojamiento, etc. En definitiva, estudiar el todo el contexto del viaje.

Elige el tipo de alojamiento más adecuado para la estancia

El tipo de alojamiento apropiado para cada viaje dependerá de la duración de la estancia. Para los viajes de negocios de una semana, tanto por la comodidad del usuario como para optimizar el presupuesto, el alojamiento adecuado es el hotel. Los apartamentos con servicios de limpieza y manutención son perfectos para estancias de hasta un año, ya que suponen un ahorro sustancial en gastos de viaje en relación al alquiler tradicional, que es la mejor opción para proyectos largos (de un año o más).

Ten en cuenta los gastos complementarios

En todo viaje existen una serie de gastos de viaje adicionales que podemos prever con facilidad. Un ejemplo pueden ser los costes del transporte del alojamiento al lugar de trabajo o los gastos de aparcamiento. Por lo tanto, es importante hacer una lista con todos estos conceptos y tenerlo en cuenta para el presupuesto.

Compara precios y reserva con antelación

Es una de las claves más importantes. En el mercado actual, con cambios constantes y los movimientos de precios y las diferencias entre las distintas webs o agencias de viajes es muy importante buscar, comparar y sobretodo reservar con antelación para conseguir un buen precio.

Evita y minimiza los gastos imprevistos

Hay determinados costes y circunstancias que no siempre se pueden evitar, pero aun así podemos reducir i minimizar sus consecuencias con estos trucos:

  • Hacer reservas que siempre permitan el reembolso o el cambio de fechas.
  • Contratar seguros que cubran incidencias como cancelaciones de vuelos, robos o pérdida de equipaje.
  • Otra opción interesante puede ser trabajar con algún proveedor de viajes corporativos. A parte de la descarga de tareas relacionadas con la búsqueda y contratación, suelen ser interesantes los precios que pueden conseguir y, a nivel de análisis, la información sobre los gastos que ofrecen.

Una buena planificación de los gastos de los viajes de la mano de estos trucos que hemos comentado, tiene un doble beneficio: la compañía gana en cuestiones financieras y organizativas y esto influye en la tranquilidad, el bienestar y la satisfacción de los empleados en movilidad.

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