Para cualquier empresa, la contabilidad de costes supone enormes ventajas, y puede llegar a tener un papel fundamental en la toma de decisiones estratégicas, en la planificación empresarial y en el control administrativo. Descubre en el siguiente artículo los beneficios que puede aportar a tu empresa y cada cuánto es recomendable hacer su seguimiento.

Cada vez es más necesaria la planificación empresarial. Debido a factores como la globalización y los avances tecnológicos, las compañías deben estar preparadas para afrontar las diferentes situaciones que se le pueden presentar.

La contabilidad de costes favorece a diseñar acciones que se tomarán para cumplir los objetivos fijados en la empresa, sobre todo en referencia operativa. La contabilidad de costes nos ayuda a analizar y controlar los gastos generados por la empresa, su distribución y su evolución, respecto a otros periodos y respecto al presupuesto establecido. Para eso, se utilizarán herramientas como los presupuestos, el costeo por actividades o el modelo costo/volumen/utilidad.

Asimismo, para mejorar la eficiencia de la compañía, la contabilidad de costes también se convierte en una herramienta importante para el control administrativo. Con ella, podemos ver si los recursos de que dispone la empresa se usan de forma eficiente o si se siguen los objetivos previstos. En definitiva, la contabilidad de costes será esencial para un buen seguimiento de la situación de la compañía en todo momento.

De esta manera, la contabilidad de costes se convierte en una gran ayuda en el proceso de toma de decisiones estratégicas de la empresa, porque proporciona mucha información útil. Todas las decisiones que debe tomar una empresa están ligadas directamente a la calidad de la información de la que disponga. Una buena contabilidad de costes asegurará una mejoría de las decisiones tomadas que pueden afectar ámbitos como el consumo de materias primas, mano de obra, costos indirectos de fabricación, etc.

¿Qué es mejor, un control diario, mensual o trimestral?

La contabilidad de costes, al ser de uso interno, no es obligatoria y por tanto, no tiene requisitos. De todos modos, es recomendable realizar el seguimiento de la contabilidad de costes de forma periódica, para poder resolver desviaciones e irregularidades de una forma eficiente. Para decidir la periodicidad hay que tener en cuenta dos factores: los esfuerzos que supone y los beneficios que aporta.

  • Seguimiento diario: Un seguimiento diario, o habitual, permite detectar cualquier irregularidad de forma casi instantánea. Esto obviamente es muy beneficioso ya que detectamos los problemas desde un inicio y los podemos subsanar de una manera muy rápida.
  • Seguimiento trimestral: En este caso, la tarea de control de la contabilidad de costes se realiza 4 momentos puntuales al año, de manera que el esfuerzo se concentra en esos momentos puntuales y a nivel organizativo puede resultar más fácil.

De todas formas, no hemos de olvidar que las irregularidades que se hayan producido durante estos tres meses pueden haberse enquistado y puede resultar más difícil solucionarlas de forma satisfactoria. Por esto no es recomendable esperar tanto tiempo para realizar esta tarea, ya que nos puede suponer más trabajo, para una resolución de incidencias menos eficiente.

  • Seguimiento mensual: El seguimiento mensual es el término medio entre las dos opciones anteriores. Aunque no es tan eficaz en cuanto a control como el seguimiento diario, da un margen de tiempo suficiente para asegurar que la contabilidad de costes está correcta y tomar medidas a tiempo cuando sea necesario. Además, el seguimiento mensual se puede hacer coincidir con el momento en que los trabajadores pasan sus informes de gatos, y así aprovechar para hacer un seguimiento también de la política de gastos establecida por la empresa.

Para hacer un buen seguimiento, es esencial tener acceso a la información actualizada de los gastos y los costes generados. Hoy en día, existen tecnologías que permiten un seguimiento casi a tiempo real de los costes generados por las empresas. Es el caso de Captio, que controla y clasifica los gastos de viajes de empresa realizados por los trabajadores de forma instantánea.