Factura proforma: El término «proforma» que da nombre a esta factura, proviene del latín haciendo referencia a “Aquella factura que se desarrolla en sincronía de una formalidad”. Esta es una de las principales características que a simple vista podemos observar en este tipo de factura, ya que siempre deberá aparecer de forma, clara, perfectamente visible el termino factura proforma.
¿Qué es una factura proforma?
Ya se ha dicho que una factura proforma es un documento que contiene todos los detalles que eventualmente se deben incluir en la factura comercial. En pocas palabras, una factura proforma viene siendo un documento de carácter informativo, utilizado usualmente en el comercio internacional y debido a esto, son documentos que tienen que cumplir determinados requisitos.
Como por ejemplo, ser emitida por el exportador con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los bienes o servicios que componen la operación de compraventa. Si la oferta ha sido aceptada por el comprador la proforma sirve para que el exportador confirme todos los datos de la venta. En este caso podemos decir que se utiliza a modo de oferta comercial, por lo que es similar (salvando las distancias) a un presupuesto.
Requisitos de una factura proforma
Uno de los requisitos más relevantes de las proforma tiene que ver con que el encabezado debe incluir el título “proforma”, de una manera que sea fácilmente visible. De esta manera se evita cualquier tipo de confusión con respecto a las facturas comerciales. También es importante mencionar que la factura proforma debe incluir la identificación como proveedor, así como la identificación del cliente, incluso una descripción de los productos o servicios que se ofrecen, además del precio total y por unidad.
¿Qué función tiene la factura proforma en compraventa internacional?
Una de las peculiaridades de esta factura, es que se usa de forma obligatoria en operaciones de comercio internacional. Siendo esta necesaria en muchos casos para otras aplicaciones relativas a la apertura de créditos documentados y conseguir financiación. Así mismo destacar que el uso de la proforma a nivel Europeo es facultativo pero recomendable. En resumen, la factura proforma en comercio exterior permite:
- Permite al importador obtener la licencia de importación, en operaciones que se requiera.
- Permite la autorización para el pago en divisas y apertura de créditos documentados.
- Satisfacer los trámites aduaneros de país de destino.
¿Puedes utilizar la factura proforma como justificante de pago?
A efectos contables, este tipo de factura no tiene validez, puesto que su valor sirve a modo de información sobre la operación que se está realizado. Por lo tanto la proforma no sirve como justificante de pago. Sin embargo, esta exige el compromiso de respetar todas las condiciones contractuales (comerciales) siempre que esté en el período de validez estipulado.
Por lo general la proforma no se suele sellar, ni firmar a menos que el cliente nos lo solicite explícitamente.
¿Qué información debe contener una factura proforma?
Una factura proforma debe contener la información mínima para que el intercambio comercial pueda ser aceptado por ambas partes.
En cualquier caso es muy importante entender que una proforma no es una factura comercial, se trata de un documento en el que se especifican todos los detalles que se incluyen en la factura definitiva.
A través de la factura proforma, los vendedores se comprometen a brindar los productos o servicios que están especificados en la factura, a un precio determinado. Como ya se decía, la factura proforma no se incluye en la contabilidad de una empresa ya que no es una factura definitiva, sin embargo el contenido de una factura proforma, es similar al de una factura definitiva.
Una factura proforma debe contener un texto en el que se especifique claramente que se trata de una factura proforma y no de una factura definitiva. También se debe incluir la fecha de la emisión, además de todos los datos del proveedor como el caso del nombre comercial, el NIF, su razón social, además de todos los datos de contacto, la dirección y en caso de que se trate de ventas a la Unión Europea, también deberá incluirse el número de IVA comunitario.
Por lo que respecta a la validez de estas facturas, es importante aclarar que debido a que no se trata de una factura definitiva o real, en realidad es una factura que no tiene ningún tipo de validez como documento justificante de pago, ni tampoco tiene ningún tipo de validez fiscal. Como se mencionaba al inicio, el carácter de este documento es solamente informativo, por lo que no tiene ningún valor para efectos contables. En cualquier caso, se tiene la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que se indique en la factura.
Al final, el objetivo de una factura proforma es el de un documento provisional que se emite para que el cliente tenga toda la información necesaria con respecto a los productos o servicios que se van a facturar.
Plantilla de factura proforma en Google Docs
