Si bien la logística no es forzosamente un campo profesional de reciente creación, la especialización y la profesionalización en determinadas áreas que la conforman sí lo son. En esta ocasión ponemos la vista en los especialistas del transporte y distribución,más concretamente en el tender de transporte. Hasta no hace mucho eran más bien profesionales generalistas de departamentos de compras y que, a día de hoy, son auténticos especialistas que han elevado al máximo sus competencias.
Tender de transporte: ¿qué es?
Un tender de transporte hace referencia al proceso de selección o concurso para la contratación de un proveedor de transporte. Se trata de un sistema de elección que ha extendido su presencia en los últimos tiempos de la mano de la proliferación de la externalización de servicios por parte de las compañías fabricantes.
Para que la operación llegue a buen puerto, es fundamental que el licitador tenga claro qué es lo que quiere externalizar y el coste que representa. Los expertos recomiendan que para fijar claramente las condiciones que deberá cumplir el ganador del tender, es preferible que su confección no dependa sólo del área de logística, sino que también se cuente, entre otros, con el área comercial (que debe concretar la prestación de los servicios de cara a los clientes) y con los responsables de los sistemas informáticos y de comunicaciones, ya que se trata de una decisión que definirá nuestro próximo proveedor de servicios de logística durante un tiempo que en muchos casos puede rondar de los 3 meses al año y donde existe siempre una parte de riesgo debido a la volatilidad que existe en ciertos costes del transporte, sobretodo, del marítimo.
En una primera fase del tender, los participantes aprobados en la preselección son invitados a que hagan sus ofertas, para pasar a analizarlas y solicitar información con respecto a la tarifa objetivo que servirá de referencia para una segunda fase. Los tenders considerados óptimos son aquellos que se basan en relaciones a largo plazo que permiten optimizar el servicio con el fin de aportar valor añadido, sin fragmentar la oferta adjudicando a un elevado número de transportistas un determinado volumen.
Optimizar la elección relativa al tender de transporte
Conocido el funcionamiento y la teoría para optimizar su inclusión en nuestra cadena de suministro, ahora es el turno de pensar en los principios prácticos que nos llevarán a tener una relación fructífera de la mano del tender de transporte.
Fijarse un objetivo claro
Externalizar el servicio de transporte nunca debe ser entendido como un método o forma de olvidarse de las necesidades que conlleva para nuestra empresa. Debemos pararnos a reflexionar y estudiar cuál es nuestro objetivo y qué queremos lograr, pues esta es la única manera de acertar en la elección del proveedor. De nada nos sirve un proveedor fantástico habituado a grandes volúmenes de trabajo si vamos a necesitar servicios a pequeña escala y su tarifa nos va a resultar cara o viceversa.
Ser capaces de filtrar la información importante ayudará a tomar una mejor decisión y, como no, a trabajar de forma más eficaz. Al proveedor también le da la oportunidad de ser más eficaz y centrarse en lo que realmente interesa al cliente. Pero la única manera de lograr todo lo anterior es partiendo de un estudio concienzudo que nos permita contar con objetivos claros.
Comunicación de ofertas estandarizada
Si hablamos de tender de transporte hablamos de concurso. Si hablamos de concurso hablamos de diversos candidatos, cada uno con una manera propia de presentar la información. Esto puede suponer un problema porque puede derivar en que no seamos capaces de establecer una comparativa real entre las diferentes ofertas.
Es por ello por lo que normalizar un modelo o exigir la presentación de unos determinados parámetros en un determinado formato será determinante. Si tratamos de establecer una comparativa que nos permita elegir el servicio más eficiente, deberemos de conocer el coste de cada concursante relativo a la ejecución de las mismas tareas.
Darse tiempo para tomar la decisión
Ya hemos mencionado anteriormente que, lo ideal, es que el tender de transporte concluya con relaciones profesionales que se establezcan a largo plazo. Si buscamos colaboradores a largo plazo, está claro que no estamos ante una decisión que se pueda tomar a la ligera, pues un error conllevará costes adicionales o incluso la repetición del tender.
Exigir una normalización en la presentación de propuestas ayudará a facilitar la toma de decisión y nos dará más tiempo a poder estudiar las propuestas, pero en cualquier caso debemos prever un período de toma de decisión lo más holgado posible, que nos permita obtener un análisis y elección lo más certeros posible.
